Na razie ustawodawca zawęził grono przedsiębiorców, którzy mogą używać kasy wirtualne w swojej firmie. Minister Finansów wydał Rozporządzenie w sprawie grup podatników i rodzaju czynności objętych możliwością stosowania kasy fiskalnej w postaci oprogramowania. W tej grupie znaleźli się przedsiębiorcy, którzy wykonują następujące czynności:

1. Usługi:

• przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką,
• wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
• związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych,
• transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta,
• transportu drogowego pasażerskiego międzymiastowego,
• transportu drogowego pasażerskiego miejskiego i podmiejskiego,
• transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego,
• transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego,
• transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi,
• transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego,
• transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami,
• transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego,
• transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami,
• transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi,
• pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego,
• transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego,
• transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych,
• hotelarskie i związane z zakwaterowaniem,
• obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania,
• świadczone przez pola kempingowe i pola namiotowe,
• pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem,
• restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych,
• catering,
• pozostałe usługi gastronomiczne,
• przygotowywania i podawania napojów.

2. Sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

3. Dostawa towarów i świadczenie usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 194, 658 i 1560).

4. Dostawa towarów i świadczenie usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (Dz. U. z 2023 r. poz. 1179).

Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 6.09.2021 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.120.2021.2.ALN:

1. Ulga nie przysługuje w sytuacji, gdy podatnik nabędzie licencję do korzystania z oprogramowania w postaci kasy wirtualnej.
2. Przepisy wyraźnie bowiem wskazują, że musi mieć miejsce nabycie kasy, czyli zakup oprogramowania.

W przypadku zakupu kasy wirtualnej ACLAS występuje nabycie licencji na użytkowanie tej kasy. Sprzedaż oprogramowania (kasy) nie jest możliwa, bo przy sprzedaży ACLAS straciłby wszystkie prawa własności do niej.

Ostrzegamy przed błędnymi interpretacjami, jakie pojawiają się w Internecie.

Możliwe, że ustawodawca zmieni w przyszłości ten przepis.

Tak, wykorzystując możliwości zapisane w rozporządzeniu dotyczącym kas wirtualnych.

Tak, ale wiąże się to z odpowiedzialnością za właściwe jej skonfigurowanie.

W celu korzystania z kasy wirtualnej zainstalowanej na Sprzęcie należy:

1. pozyskać Sprzęt, który umożliwia zainstalowanie kasy wirtualnej ACLAS,
2. zapoznać się z przepisami obowiązującymi przy stosowaniu wirtualnej kasy fiskalnej,
3. zapoznać się z instrukcjami dotyczącymi obsługi Oprogramowania zainstalowanego na Sprzęcie,
4. ustawić parametry Sprzętu komunikacji z internetem, w przypadku zastosowania komunikacji z użyciem karty SIM w sieci GSM taka komunikacja jest już ustawiona w dostarczonym Sprzęcie,
5. przeprowadzić inicjalizację kasy, w trakcie której zostanie kasie nadany numer unikatowy z puli wyznaczonej dla danej kasy wirtualnej przez Krajową Administrację Skarbową,
6. zafiskalizować kasę zgodnie z procedurą fiskalizacji, kasa otrzyma wówczas z repozytorium Ministerstwa Finansów własny numer ewidencyjny, w procesie fiskalizacji należy wprowadzić istotne dane podatnika i kasy, które zostaną zapisane w repozytorium,
7. wprowadzić bazę towarową kasy, aby umożliwić rejestrację sprzedaży na kasie,
8. wprowadzić inne parametry pracy kasy, które umożliwiają właściwą pracę Najemcy na kasie, w tym m.in. komunikację z aplikacją płatniczą zainstalowaną na Sprzęcie oraz komunikację z innymi programami wchodzącymi w skład Oprogramowania lub dodatkowymi programami instalowanymi poza Sprzętem a współpracującymi z kasą,
9. wykonać zdalną kopię bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wszystkich kroków opisanych powyżej,
10. przesłać do dostawcy Sprzętu podpisany Protokół zdawczo-odbiorczy dostarczony wraz ze Sprzętem,
11. przesłać do Wynajmującego podpisany Protokół Instalacji.

Odpłatna pomoc techniczna w takim przypadku realizowana jest tylko przez help-desk telefoniczny.

W przypadku zamknięcia kasy należy wykonać raport rozliczeniowy, kopię bezpieczeństwa wszystkich dokumentów oraz wypełnić i wysłać zgłoszenie do właściwego Naczelnika urzędu skarbowego.

Kasy wirtualne to oprogramowanie i w związku z tym nie podlegają obowiązkowym przeglądom technicznym. Podatnicy powinni jednak zadbać o wykonywanie przeglądów urządzeń, na których są zainstalowane.

Dla prawidłowej pracy kas podatnik musi zapewnić połączenie, które będzie umożliwiało przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Jeśli nie ma możliwości pracy na sieci WiFi, należy zamówić terminal z kasą wirtualną wyposażony w kartę SIM, która umożliwi przesyłanie danych do Repozytorium.

Wirtualne kasy podlegają takim samym przepisom, jak kasy tradycyjne. Podatnicy mają obowiązek generowania raportu fiskalnego dobowego oraz okresowego. Raport dobowy powinien być generowany po zakończeniu sprzedaży za dany dzień i nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Z kolei raport okresowy powinien zostać wygenerowany po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc i nie później niż do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Obowiązkowo raporty okresowe muszą zostać wygenerowane w postaci papierowej.