Przejście na wirtualne kasy: Przewodnik po aspektach prawnych

Spis treści:

• Jakie są wymogi prawne dotyczące przejścia na wirtualne kasy fiskalne?
• Wirtualne kasy fiskalne a ochrona danych osobowych – co musisz wiedzieć?
• Zalety przejścia na wirtualne kasy fiskalne z perspektywy prawnej

Możliwość korzystania z wirtualnej kasy fiskalnej regulują przepisy prawa, co powoduje, że przejść na nie mogą jedynie przedsiębiorcy działający w określonych branżach. Jakie korzyści przynosi przejście na wirtualne kasy fiskalne? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Jakie są wymogi prawne dotyczące przejścia na wirtualne kasy fiskalne?

Jak wspomniano we wstępie wirtualna kasa fiskalna to rozwiązanie, z którego korzystać mogą jedynie przedsiębiorcy działający w określonych branżach. Zostało ono wprowadzone na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Kasa wirtualna stanowi bowiem oprogramowanie, które jest instalowane na urządzeniu takim, jak smartfon, tablet, komputer, czy terminal płatniczy. W efekcie tego typu rozwiązanie może funkcjonować jako mobilna kasa fiskalna, umożliwiająca rejestrowanie transakcji w dowolnym miejscu.

Jakie wymogi musi spełnić firma chcąca korzystać z wirtualnych kas fiskalnych? To również reguluje odpowiednie rozporządzenie, ponieważ zgodnie z przepisami wirtualna kasa fiskalna to rozwiązanie, z którego mogą korzystać przedsiębiorcy oferujący:

• wynajem samochodu osobowego z kierowcą,
• transport drogowy pasażerski,
• usługi przeprowadzek świadczone na rzecz gospodarstw domowych,
• usługi hotelarskie, związane z zakwaterowaniem,
• obiekty noclegowe i miejsca krótkotrwałego zakwaterowania,
• transport kolejowy pasażerski,
• transport pasażerski przy pomocy kolejek linowych i wyciągów,
• transport wodny, śródlądowy pasażerski,
• usługi świadczone przez pola kempingowe oraz namiotowe,
• usługi gastronomiczne, w tym np. przygotowywanie i podawanie napojów,
• catering,
• sprzedaż węgla, brykietu i paliw stałych wytwarzanych z węgla,

a ostatnio dodane również:

• Ochotnicze Straże Pożarne,
• Koła Gospodyń Wiejskich.

Z kas wirtualnych mogą korzystać również urządzenia do automatycznej sprzedaży towarów i/lub usług, w tym myjnie samochodowe.

Wirtualne kasy fiskalne a ochrona danych osobowych – co musisz wiedzieć?

Wirtualna kasa fiskalna, aby mogła być użytkowana przez przedsiębiorcę, musi posiadać Potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar.

Jedną z zalet wirtualnych kas fiskalnych jest bezpieczeństwo użytkowania niezależnie od tego, na jakim urządzeniu zostaną one zainstalowane. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania, które gwarantują ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. W efekcie chronione są zarówno dane klientów, jak i dane o przeprowadzanych transakcjach, które są bezpośrednio przesyłane do systemu Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Korzystając z wirtualnej kasy fiskalnej, przedsiębiorca nie musi zatem nie tylko wykonywać żadnych dodatkowych czynności, ale również obawiać się o spełnienie wymogów dotyczących ochrony danych osobowych klientów. Co więcej, oprogramowanie funkcjonuje jako kasa bez przeglądu, co oznacza, że jest na bieżąco aktualizowane oraz nie wymaga serwisowania.

Zalety przejścia na wirtualne kasy fiskalne z perspektywy prawnej

Dlaczego warto przejść na wirtualne kasy fiskalne? Przede wszystkim ze względu na niskie koszty wdrożenia oraz możliwość przyjmowania płatności w dowolnym miejscu. Z perspektywy prawnej przemawia za tym jednak między innymi usprawnienie procesów rozliczeniowych w firmie czy ułatwienia w raportowaniu podatkowym. Zaletą jest także możliwość wysyłania e-paragonów do nabywców oraz automatycznego przesyłania ich do systemu Krajowej Administracji Skarbowej. Co więcej, korzystając wirtualnej kasy fiskalnej, można mieć pewność co do prawidłowego naliczania podatku VAT, dzięki czemu jest to rozwiązanie, które doskonale sprawdza się jako kasa fiskalna dla gastronomii czy kasa dla cateringu. Zgodność rejestrowania transakcji z obowiązującymi przepisami podatkowymi pozwala bowiem uniknąć ewentualnych kar oraz zachować porządek w dokumentacji.

Podsumowując, należy stwierdzić, że przejście na wirtualne kasy fiskalne to rozwiązanie, które jest dostępne dla coraz większej grupy przedsiębiorców. Jest to efektem zmieniających się przepisów prawa w tym zakresie, dzięki którym firmy z kolejnych branż mogą czerpać korzyści z wdrożenia wirtualnych kas.

Wróć do listy wpisów